Com o avanço da tecnologia, novas ferramentas foram criadas para simplificar a rotina das empresas, principalmente no que diz respeito às obrigações fiscais. Entre os documentos mais utilizados no dia a dia, estão a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). Embora ambos estejam relacionados, é importante entender as diferenças entre eles para evitar erros na gestão do seu negócio.
O que é a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?
A NF-e é um documento digital emitido e armazenado eletronicamente, com validade jurídica garantida pela assinatura digital do emissor e pela autorização de uso concedida pela Receita Federal.
- Serve para registrar operações de compra e venda de produtos ou prestação de serviços;
- É composta por um arquivo XML, que contém todos os dados fiscais da operação;
- Não precisa ser impressa — deve ser guardada em formato digital pelo prazo legal exigido.
O que é o DANFE?
O DANFE é a representação simplificada da NF-e. Ele não substitui a nota fiscal, mas funciona como um espelho impresso para acompanhar a mercadoria durante o transporte.
- Contém as principais informações da NF-e, como remetente, destinatário, valores e descrição dos produtos.
- Apresenta o código de barras bidimensional (chave de acesso), que permite a consulta da nota no portal da Receita.
- Tem função auxiliar, já que o documento válido é o arquivo XML da NF-e.
Principais diferenças entre NF-e e DANFE
- Natureza: A NF-e é digital; o DANFE é físico (impresso ou em PDF).
- Finalidade: A NF-e é o documento oficial; o DANFE apenas acompanha a mercadoria.
- Validade jurídica: Apenas a NF-e possui validade legal. O DANFE serve para conferência e transporte.
- Armazenamento: A NF-e deve ser guardada em formato XML; o DANFE não tem obrigatoriedade de guarda.
Por que essa diferença é importante para sua empresa?
Compreender essas distinções ajuda sua empresa a manter a regularidade fiscal e a organização documental. Muitas vezes, empresários guardam apenas o DANFE, acreditando que ele substitui a nota fiscal, o que pode gerar problemas em caso de fiscalização.
O DANFE é apenas um resumo impresso da Nota Fiscal Eletrônica, que continua sendo o documento oficial e válido juridicamente. Saber diferenciar os dois evita complicações fiscais e garante mais segurança na gestão do seu negócio.
Fonte: Jornal Contábil
